L’importance du Rapport Spécial sur les Conventions réglementées

L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) est le rendez-vous juridique annuel des Dirigeants et Associés d’une société. A cette occasion, le Dirigeant doit notamment présenter à ses Associés son Rapport Spécial (indépendamment de son Rapport de gestion), portant sur les Conventions réglementées visées par le Code de Commerce (L. 223-19 pour les SARL et L. 227-10 pour les SAS), qui on pu être conclues ou reconduites durant l’exercice écoulé et devant être approuvées.

Que sont les Conventions réglementées ?

Ce sont toutes les opérations susceptibles d’être réalisées entre un Dirigeant et/ou un ou des Associés avec la société, ayant généré des flux de trésorerie et qui sont qualifiées de conventions spéciales, telles que :

  • l’existence de comptes courants d’associés, qu’ils soient rémunérés ou non,
  • la mise à disposition d’une pièce du domicile personnel du Dirigeant à l’usage professionnel, moyennant loyer ou participation à certaines charges par la société,
  • une augmentation significative de la rémunération d’un Dirigeant,
  • l’octroi d’avantages en nature telle qu’une voiture de fonction,
  • l’autorisation pour un Dirigeant ou un Associé d’occuper gratuitement un logement appartenant à la société, d’acheter un véhicule de la société à une valeur inférieure à son prix sur le marché de l’occasion,
  • la possibilité pour un Dirigeant non salarié de la société, de percevoir des indemnités pour remboursement de frais professionnels (y compris sur présentation des justificatifs correspondants),
  • la régularisation d’un Contrat de travail entre la société et son Dirigeant, en plus de ses fonctions liées à son mandat social de Gérant ou Président.

Sont également considérées comme Conventions réglementées, les opérations passées directement entre la société et ses Dirigeants et/ou Associés, mais également indirectement, c’est-à-dire au travers d’une autre société dans laquelle ces mêmes intéressés sont également Dirigeants et/ou Associés.

Par opposition à ces conventions réglementées, il existe également les conventions libres, qui elles consistent en des opérations courantes effectuées par la société de manière habituelle dans le cadre de son activité, et conclues à des conditions normales, c’est-à-dire ne comportant pas, au profit des personnes intéressées, un gain exorbitant ou des conditions exceptionnelles (clauses d’exclusivité, délais excessivement longs, remises anormalement avantageuses …). Les Conventions libres ne font elles, pas l’objet d’un Rapport Spécial.

Dans le doute …

Entre Conventions règlementées et Conventions libres, il est conseillé au Dirigeant d’indiquer dans son Rapport spécial, toutes les opérations ayant été conclues ou reconduites durant l’exercice écoulé entre la société et ses Associés et lui-même, afin de prouver sa bonne foi et qu’en toute transparence, aucun avantage en faveur de l’un d’entre eux n’a été dissimulé aux autres associés votants, étant ici précisé que l’intéressé ne prend jamais part au vote sur la convention qui le concerne.

Votes des Associés et Sanctions :

Ce Rapport Spécial étant établi annuellement à l’occasion de l’AGOA, les Conventions réglementées peuvent donc intervenir sans autorisation préalable, mais elles doivent obligatoirement être ratifiées « a posteriori » par l’ensemble des associés. En revanche, si ces derniers n’approuvent pas à l’unanimité ces Conventions réglementées, celles-ci continueront néanmoins à produire leurs effets. Toutefois, si le Dirigeant et, s’il y a lieu, l’Associé contractant, ne réparent pas les conséquences de la Convention conclue sans accord unanime, lorsque celles-ci ont été estimées préjudiciables à la société, les autres Associés peuvent alors intenter en justice, pendant un délai de trois ans, une action en responsabilité contre le Dirigeant.

Enfin, il est à noter que même en l‘absence de Convention réglementée, le Dirigeant doit néanmoins établir son Rapport Spécial, indiquant l’absence de toute Convention de cette nature.

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